【便利】エクセルマクロで別ファイルからデータを取得する方法

業務において、複数のエクセルファイル間でデータを連携させる必要があることは少なくありません。特に定期的にそのような作業を行う場合、マクロを活用することで大幅な時間短縮が可能です。この記事では、エクセルマクロを使用して別ファイルからデータを取得する方法を詳しく解説します。

エクセルマクロでのデータ取得が有効な作業

別ファイルからデータを取得する具体的な業務として、例えば以下のような作業が想定されます。

日次・週次・月次レポートの自動作成
複数の部署から集まるデータの統合
マスターデータと取引データの連携
バックアップファイルからの情報復旧
定期的なデータ更新作業の自動化

このような作業をする場合に、手動でのコピー＆ペーストを繰り返すのは効率が悪く、間違いの元にもなります。エクセルマクロを活用することで、正確性を保ちながら作業時間を大幅に削減することができます。

エクセルマクロを使用するための準備

「開発」タブの表示

VBAのコードを作成していくためには、エクセルで「開発」タブを表示しておいた方がよいので、準備としてその設定を行っておきましょう。

（参考記事）：【エクセルマクロ】「開発」タブの表示方法

別ファイルからデータを取得する具体例

さて、準備ができたらいよいよマクロを作っていきます。

具体的なVBAコードとともに、別ファイルからデータを取得するマクロをいくつかご紹介していきます。

1. Workbooks.Openを使用する方法

シンプルな方法として、VBAでファイルを直接開き、データを取得した後、必要に応じてファイルを閉じるやり方です。

Sub GetDataFromAnotherFile()
  Dim srcBook As Workbook
  Dim destSheet As Worksheet
    
  ' 取得先のブックを開く
  Set srcBook = Workbooks.Open("C:\test\book1.xlsx")
  Set destSheet = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    
  ' データをコピー
  srcBook.Sheets("Sheet1").Range("A1:A10").Copy
  destSheet.Range("A1").PasteSpecial xlPasteValues
    
  ' 開いたブックを閉じる（保存しない）
  srcBook.Close False
 End Sub

このマクロを実行すると、Cドライブの「test」というフォルダに入っている「book1.xlsx」というファイルのA1～A10セルの値を転記することができます。

2. ADOを使用する方法

ADO（ActiveX Data Objects）を使用して、データベースのようにExcelファイルに接続する方法です。

Sub GetDataUsingADO()
    ' 参照設定が必要: Microsoft ActiveX Data Objects x.x Library
    Dim conn As ADODB.Connection
    Dim rs As ADODB.Recordset
    Dim destSheet As Worksheet
    Dim strConn As String
    Dim i As Integer, j As Integer
    
    Set destSheet = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    
    ' 接続文字列を設定
    strConn = "Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=C:\test\book1.xlsx" & _
              "Extended Properties=""Excel 12.0 Xml;HDR=YES"";"
    
    ' 接続を開始
    Set conn = New ADODB.Connection
    conn.Open strConn
    
    ' クエリを実行
    Set rs = New ADODB.Recordset
    rs.Open "SELECT * FROM [Sheet1$A1:A10]", conn, adOpenStatic, adLockReadOnly
    
    ' データをシートに貼り付け
    For i = 0 To rs.Fields.Count - 1
        destSheet.Cells(1, i + 1) = rs.Fields(i).Name
    Next i
    
    destSheet.Range("A2").CopyFromRecordset rs
    
    ' 接続を閉じる
    rs.Close
    conn.Close
    Set rs = Nothing
    Set conn = Nothing
End Sub

このマクロを実行すると、先ほどと同じくCドライブにある「test」フォルダの「book1.xlsx」ファイルA1～A10セルの値がコピーされます。

よくあるエラーと対処法

1. ファイルパスのエラー

「ファイルが見つかりません」というエラーが発生する場合

パスが正しいか確認（バックスラッシュの使用）
ファイル名に特殊文字が含まれていないか確認
絶対パスではなく相対パスの使用を検討

2. 参照設定の問題

ADOを使用する場合に「オブジェクトが定義されていません」というエラーが出る場合

VBEの「ツール」→「参照設定」で必要なライブラリを選択

3. セキュリティの警告

マクロの実行時にセキュリティ警告が出る場合

マクロセキュリティの設定を確認
ファイルを信頼できる場所に保存

4. データ型の不一致

取得したデータの型が予期しないものになる場合

PasteSpecialメソッドで適切な貼り付けオプションを指定
明示的に型変換を行う

実践的な活用シーン

日次レポートの自動生成

毎日異なるファイルから特定のデータを抽出し、レポートを自動生成できます。例えば、複数店舗の売上データを集約して本社の日報を作成するケースなど。

マスターデータの同期

商品マスター、顧客マスターなどの基本データを、複数のファイルで同期させることができます。これにより、データの一貫性を保つことが可能になります。

データバックアップと復元

定期的にデータをバックアップして別ファイルに保存したり、必要に応じて復元したりするプロセスを自動化できます。

まとめ

エクセルマクロを使用して別ファイルからデータを取得する方法は、業務効率化の強力なツールとなります。この記事で紹介した方法を参考に、用途に応じて最適なマクロを組んでみましょう！

最適なマクロを組むことができれば、日々の作業時間を大幅に削減し、ミスも減らすことができますので、是非自分だけの便利なマクロツールを作成してみてください。