Excelでプロジェクトの進捗管理をするときに便利なのが、下記のような「ガントチャート」です。
実は、Excelにはもともとガントチャートのテンプレートが準備されているので、それを活用すれば初心者でもすぐに見やすい進捗表を作ることができるんです。
この記事では、テンプレートの使い方から、自作する方法、さらに便利な応用テクニックまで紹介していきます。
ガントチャートとは？
プロジェクト管理に必須のツール
ガントチャートとは、横軸に時間、縦軸に作業項目 を並べ、バーで進捗を表す管理表です。
・誰がどのタスクを担当しているか
・いつまでに終わるのか
・どこが遅れているのか
一目でわかるので、仕事の効率化に直結します。
Excelでガントチャートを作るメリット
・新しいソフトをインストールする必要がない
・社内で共有しやすい
・関数や条件付き書式でカスタマイズ可能
Excelガントチャートテンプレートの使い方
Microsoft公式テンプレート
まずはこの方法が断然オススメです！「ファイル」タブの「新規作成」にテンプレートの検索ボックスがあるので「ガント」と検索すると、公式のテンプレートがいくつも出てきます。
※「ガント」と「チャート」の間にスペースが必要なため、敢えて「ガントチャート」ではなく「ガント」で検索としています。
実際に使ってみよう！Excelガントチャートテンプレート
1.ガントチャートのテンプレートを選択
先ほど解説した手順で、好みのガントチャートテンプレートを選択します。
2. 基本的な入力方法
テンプレートなので、基本的な情報は既に入っています。ご自身のプロジェクトに応じタスク名や日付などを入れていきましょう。
3. 色分けで見やすくする
デフォルトの色分けを分かりやすくしていきましょう。テンプレートの色に従う必要は全くないので、どんどんカスタマイズしていきましょう！
ガントチャートを自作する方法
自分のプロジェクトはテンプレートではちょっと使いずらい、という方は自作するのもおすすめです。
ガントチャート自作手順
シンプルには、「行にタスク、列に日付を入力」するだけです。
あとはご自身のプロジェクトに応じて好きにカスタマイズしましょう。
日付を入れる際は、下記のカレンダーの作り方の記事もご参考下さい！
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ガントチャートで使えるテクニック
1. TODAY関数で「今日の線」を表示
TODAY関数を使えば本日の日付を自動で示すことができます。
=TODAY()2. COUNTIF関数で進捗率を分かりやすく
完了タスク数 ÷ 全タスク数 で進捗率を算出し、COUNTIF関数を使えば進捗率が基準に満たないものを集計することができます。
3. 担当者別にフィルター
フィルターを使えば担当者ごとにタスクを絞り込み可能。チームでの利用にも役立ちます。
まとめ
