Excelで資料を作成していると、「PDFを貼り付けたい」と思う場面は多いですよね。例えば、契約書や仕様書の一部を報告書に添付したいときや、PDFの図面を見積書に入れたい場合など、色々あると思います。
本記事では 、ExcelへのPDF貼り付けについて、
- 埋め込みオブジェクトとして貼り付ける方法
- 画像として貼り付ける方法
- ハイパーリンクで参照する方法
の3つについて具体的に解説します。さらに、作業の効率化や注意点もお伝えしていきます。
ExcelにPDFを貼り付ける方法は大きく3種類
Excelは表計算ソフトですが、PDFをそのまま埋め込んだり、見た目だけ挿入したり、外部ファイルとして参照することも可能です。用途によって最適な方法を選びましょう。
冒頭でもお伝えしましたが、具体的には下記の3つの方法があります。
- 埋め込みオブジェクトとして貼り付ける方法
- 画像として貼り付ける方法
- ハイパーリンクで参照する方法
方法①：埋め込みオブジェクトとして貼り付ける
Excelを使っていると、下記のようにPDFのアイコンがシート内に表示されているのを見たことがあるのではないでしょうか？
これは、PDFをExcelファイル内にオブジェクトとして直接取り込む方法です。ファイルを一緒に持ち運べるので、報告書や資料をまとめたい場合に便利です。
手順：
- [挿入] タブ→ [テキスト]リボン内にある [オブジェクト] を選択 ※アイコンが小さい場合があるのでご注意下さい
2.「ファイルから」のタブで「参照」をクリックする
3. 埋め込みしたいPDFを選択します。「アイコンで表示」にチェックを入れましょう。最初、表示されるアイコンがPDFでないことがあるのですが、エクセルファイルを保存するタイミングでPDFのアイコンに変わります。
埋め込みされたPDFを開きたいときは、アイコンをダブルクリックすれば開くことができます。
非常に便利な方法なのですが、デメリットも結構あるので注意が必要です。
メリット
- Excelファイル内にPDFデータが格納される
- 開くと元のPDF形式で表示可能
デメリット
- ファイルサイズが大きくなる
- PDFは別で開くことになる（直接エクセル上で見れるわけではない）
- PDFが不安定になりやすい（時間が経つと開けなくなったりする）
個人的にはこの方法は結構好きで、以前、「全てエクセルに貼り付けすればいいじゃない！」と思って仕事のファイルを全てエクセルに貼り付けていたことがあるのですが、重くなってエラーが出るようになってしまいました。限界があるので注意してください。
方法② ：DFを画像として貼り付ける
これは厳密にいえばPDFそのものではなくなってしまっているのですが、PDFの一部や1ページだけをExcelに表示したい場合は、画像化して貼り付ける方法が便利です。
手順：
- PDFを開く
- 必要な部分をスクリーンショットで取得
3. Excelで貼り付け
メリット
- 見た目そのまま貼り付けられる
- Excel内でサイズ調整や位置変更が容易
デメリット
- 解像度によっては文字が潰れる
- 画像なので、PDFそのものは保存されない
方法③： PDFファイルへのリンクを設定する
PDFの中身を直接貼るのではなく、ファイルパスやURLをリンクとして設定する方法です。
手順：
1.リンクを設定したいセルやオブジェクトを選択して右クリック
2.[リンク] を選択
3.対象のPDFがある場所を指定してOKをクリック
4.PDFへのリンクが作成される
この方法だとサイズを気にする必要はありませんが、大元のPDFを移動させたり名前を変えたりするとリンクがおかしくなるので注意が必要です。
メリット
- Excelファイルのサイズが大きくならない
- PDFを常に最新の内容で参照できる
デメリット
- PDFファイルの保存場所を移動するとリンク切れになる
- オフラインではリンク先を開けない場合がある
まとめ
